Mit WordMaker können Moduldaten, aus Personen, Organisationen in ein MS Word kompatibles Dokument exportiert werden. Öffnen Sie dazu MS Word und erstellen Sie eine Vorlage für vTiger CRM. Jede Vorlage die Sie erstellen muss einem vTiger CRM Modul zugeordnet ein. An den Stellen im Dokument, die von vTiger CRM ersetzt werden sollen, tragen Sie Platzhalter für die Feldinhalte aus einem vTiger CRM Datensatz ein. Die Namen der Platzhalter sind abhängig vom Modul und den zusätzlich, mit Customizing konfigurierten Datenfelder. Wie die Namen der Platzhalter eines Moduls ermittelt werden, erfahren Sie nachfolgend.

Ein Platzhalter besteht aus zwei Teilen, der Modulbezeichnung und dem Feldnamen, getrennt durch einen Unterstrich. Platzhalter müssen in Großbuchstaben geschrieben werden.
Zum Beispiel:
Für die Organisation ist die Modulbezeichnung ACCOUNT.
Der Name der Organisation ist ACCOUNTNAME.

Soll in Ihrem Template der Firmenname aus der Organisation (Modul Accounts) angezeigt werden, muss im MS Word Template der Firmenname mit ACCOUNT_ACCOUNTNAME referenziert werden.

Beim Speichern der vTiger CRM WS Word Vorlage muss die Dokumentenart OpenText Document ".odt" verwendet werden. Im Speichern Dialog wird das ODT-Format standardmäßig angeboten. Ist dies nicht der Fall, installieren Sie das ODT-Format aus Ihrem MS Word oder MS Office Paket nach.

ACHTUNG: Das ODT Format entspricht nicht dem MS Word Template Format.

Das Modul WordMaker ist unter dem Menüpunkt Tools WordMaker installiert. Die Namen der Eingabefelder (Variablen) können nicht als Platzhalter in der MS Word Vorlage verwendet werden. In der Vorlage können nur die internern Namen der Eingabefelder verwendet werden.  Um die Namen der Variablen zu ermitteln, muss WordMaker über das Menü Tools aufgerufen werden. In der Navigation an der rechten Seite der Modulansicht steht das Auswahlfeld "Liste der Word Variablen" zur Verfügung, diese bitte anklicken. In einer Auswahlbox kann jetzt der Modulname ausgewählt werden, im Anschluss daran, wird die Liste der möglichen Variablen in einer Tabelle aufgelistet. Die Liste zeigt 4 Spalten, mit dem Namen des Eingabefeldes (Spalte 1 und 3 und dem Namen der Variablen (Spalte 2 und 4), die in der MS Word Vorlage verwendet werden muss. 
Mit "Label im Modul" wird das Eingabefeld (Label) benannt, so wie es in der Detailansicht von vTiger CRM im Modul ausgegeben wird. In der Spalte "Variable im Dokument" wird der Name der Variable (Platzhalter) in der MS Word Vorlage benannt. Je nach eingesetztem Browser können Sie den Eintrag in der Spalte "Variable im Dokument" in Ihr Word kopieren, das erleichtert die Arbeit.

Bei sehr vielen Eingabefeldern in einem Modul, kann innerhalb der Liste nach einem "Label" aus der Detailansicht gesucht werden. Wird das Label oder die Variable gefunden, wird der Text farblich markiert.  Es kann nur nach ganzen Wörtern gesucht werden.

Nach Fertigstellung der Word Vorlage muss diese mit einem Upload vTiger CRM zur Verfügung gestellt werden. Dazu muss ein neuer Datensatz im Modul WordMaker->Aktionen->Datensatz erstellen erstellt werden. 

Die erforderlichen Parameter für den Upload sind selbst erklärend.
Wichtig ist, dass die Zuordnung der Vorlage zum Modul "Template für Modul" richtig getroffen wird. Ist dies nicht der Fall, wird das Template später im falschen Modul zur Auswahl angeboten.

Vergessen Sie nicht Ihre Vorlage nach der Übertragung zu vTiger CRM zu testen.

Wurde das Template erstellt und erfolgreich an Vtiger übertragen, ist in der Detailansicht des Moduls z.B. Personen an der linken Seite unter der Überschrift WordMaker eine Liste mit allen, für dieses Modul möglichen Templates.

Mit dem Klick auf den Namen  des Templates wird mit den Daten aus der Detailansicht von vTiger CRM ein neues ODT-Dokument für MS Word erstellt und zum Download angeboten.

In Abhängigkeit von verwendeten Browser wird das Dokument zum Download angeboten, oder, wenn Dateien der Endung ODT MS Word zugeordnet sind, wird MS Word automatisch mit dem neu erstellten Dokument geöffnet.

Das Dokument kann jetzt ohne Einschränkungen mit MS Word bearbeitet werden und bei Bedarf auch als doc oder docx Datei gespeichert werden.

Tipp:
Wurden Variablen beim Zusammenführen der Daten von vTiger CRM und dem Template nicht ersetzt, ersetzen Sie die betroffene Variable nochmals in ihrem Template. Gehen Sie dabei so vor, dass Sie die Variable im Template komplett löschen und komplett neu im Template schreiben. Das Template muss nach der Änderung natürlich nochmals an vTiger CRM übertragen werden.

Für einen Test verwenden Sie unser Demo System vTiger CRM Version 6.5

Die Installation erfolgt wie in vTiger CRM üblich mit dem Modulmanager von vTiger CRM. Sie müssen sich mit einer Administrator Kennung in vTiger CRM anmelden und das Installationspaket von WordMaker installieren. 

WordMaker wird unter der Open Source Lizenz bereitgestellt. Dies bedeutet, Sie nutzen WordMaker ohne Gewährleistung und Haftung durch den Ersteller. 

Für weitere Informationen zu WordMaker nutzen Sie bitte unser Kontaktformular.